Personalhåndbok: Tips og eksempler for et godt oppslagsverk
Personalhåndboken fungerer som et oppslagsverk for ansatte og bidrar til at medarbeiderne får den informasjonen de trenger. Samtidig sørger den for at ledere får frigjort tid til andre viktige oppgaver.
Personalhåndbok definisjon
Personalhåndboken bidrar til å redusere unødvendig tid og ressurser brukt på personalrelaterte henvendelser i bedriften. Når du har laget den én gang, kan du alltid henvise til personalhåndboken når vanlige spørsmål dukker opp: Et smart verktøy for ledere med personalansvar som ønsker å frigjøre tid.
Personalhåndboken er et såkalt levende dokument som endres fortløpende etter den personalpolitikken som selskapet til enhver tid beslutter, samt være i henhold til endringer i lovverk og internt avtaleverk. Det er selvsagt ikke slik at man skal unngå å kontakte nærmeste leder hvis man lurer på noe. Det handler mer om å gjøre noen enkle grep for å frigjøre deler av tiden til ledere med personalansvar.
Eksempler på spørsmål som ofte oppstår kan være ammefri og lunsjpauser, til ferieavvikling, sykefraværsrutiner og reisepolicy.
Fordeler med personalhåndbok
Håndboken bidrar også til å skape forutsigbarhet og struktur i arbeidshverdagen ved at den utgjør en del av det felles rammeverket som alle på arbeidsplassen navigerer ut ifra. Mange innkluderer blant annet selskapets verdier og overordnede strategi som en del av arbeidet med å fremheve hvordan man ønsker å ha det på arbeidsplassen. Det påvirker igjen både arbeidsmiljøet, samt måten man jobber med kunder på.
Vi hjelper deg gjerne i gang: Les mer om INTUNORs HR-tjenester
Dette bør en personalhåndbok inneholde
En personalhåndbok bør omtale følgende:
- Visjon og formål
- Personalpolitikk
- Velferdsordninger
- Forsikring
- Bedriftshelsetjeneste
- Kantine
- Ansettelsesforhold
- Arbeidsreglement
- Sykdom og permisjon
- Rettigheter og plikter
- Varslingsrett
- Arbeidstøy
- HMS
- Etiske retningslinjer
- Arbeidsreglement
- Utbetaling av lønn
- Reisepolicy
- Arbeidstimer og timeregistrering
- Tillitsvalgtordning
- Pensjonsordning
- Ferie
- Organisasjonskart
Personalhåndbok eksempel
Vi forstår at mange ønsker et eksempel å forholde seg til når man skal utarbeide en personalhåndbok. I eksempelet i linken nedenfor finner du personalhåndboken til Oslo kommune for 2019. Den er omfattende, men gir en god pekepinn på hva personalboken kan inneholde:
Personalhåndbok mal
Personalhåndboken er unik for din bedrift, men det finnes naturligvis oppsett og maler som gjør utarbeidelsen mer effektiv.
Vi hjelper deg gjerne i gang med en personalhåndbok som sikrer en god og rettferdig personalpolitikk. Viktige ting å tenke på er at dokumentet kan brukes på flere flater og har komplett og oppdatert informasjon, slik at administrasjonen unngår å svare på unødig mange spørsmål.
Trenger du hjelp til å utarbeide en personalhåndbok? Ta kontakt med HR-rådgiver Terje Haugen på terje.haugen@intunor.com eller +47 92 80 94 64.