Hvordan gjennomføre en generalforsamling?
Generalforsamlingen er øverste myndighet i selskapet, og det er styret som innkaller til generalforsamling. I Norge har vi tre typer generalforsamlinger; ordinær generalforsamling, forenklet generalforsamling og ekstraordinær generalforsamling.
Ler mer om de ulike typene for generalforsamling her
En ordinær generalforsamling skal avholdes minst en gang i året, og skal normalt skje innen seks måneder etter avsluttet regnskapsår. Dersom dere fortsatt praktiserer hjemmekontor på grunn av smittevernstiltak, er det mulig å avholde en forenklet generalforsamling over video. For at dette skal kunne gjennomføres må alle aksjeeiere avgi samtykke, og ha mulighet til å delta i behandlingen av sakene på egnet måte.
Innkalling til generalforsamling
Det er styret som kaller inn til generalforsamlingen og utarbeider forslag til dagsorden. Innkallingen skal sendes ut skriftlig til alle aksjeeiere, og må sendes senest en uke før møtet skal holdes, dersom vedtektene ikke setter en lengre frist.
Innkallingen skal inneholde tid og sted for møtet, samt hvilke saker som skal behandles. Alle eventuelle vedlegg må være tilgjengelig for alle aksjonærene senest en uke før generalforsamlingen, slik at de har tid til å sette seg inn i saken før den skal behandles.
Sjekk ut Altinn sin innkalling til generalforsamling mal her.
Aksjeeiernes rettigheter
Aksjeloven sier at alle aksjeeiere har rett til å delta på møtet, men det er ingen plikt. De har også rett på å få behandlet spørsmål i generalforsamlingen, men dette må sendes skriftlig til styret før innkallelsen til generalforsamlingen sendes ut.
Aksjonærer kan også komme med forslag utenfor dagsordenen, men da kreves det samtykke fra alle aksjeeiere, også de som ikke har møtt på generalforsamlingen. I tillegg har aksjonærene rett til å ta med en rådgiver, som advokat eller revisor.
Er du i tvil om aksjeeiernes rettigheter ved generalforsamling? Snakk med en rådgiver i Intunor
Gjennomføring av generalforsamling
Styreleder, eller den styret har valgt, åpner generalforsmalingen. Deretter skal generalforsamlingen velge en møteleder dersom vedtektene ikke allerede har fastsatt dette.
Den som åpner møtet skal før første avstemning opprette en oversikt over alle aksjeeierne som har møtt, personlig eller ved fullmektig. Oversikten skal inneholde hvor mange aksjer og stemmer hver av dem representerer. I tillegg skal han eller hun forsikre seg om at innkallingen har skjedd på lovlig vis.
Ved stemmegivning gir hver aksje én stemme, slik at aksjeeierne avgir stemmer etter det antallet aksjer de har. Beslutninger tas ved enkelt flertall, altså ved mer enn halvparten av de avgitte stemmene. Dersom det er likt antall stemmer over en sak, vil møteleders stemme avgjøre saken.
For noen beslutninger er det lovbestemte unntak fra vanlig flertall. Beslutninger om vedtektsendringer og beslutninger som reduserer en aksjeeiers rett til utbytte eller selskapets formue er eksempler på dette. Les mer om lovgivningen her.
Kontakt en av våre regnskapstjenester her.
Saker som behandles i generalforsamlingen
Generalforsamlingen skal alltid godkjenne årsregnskapet, og bestemme om det skal utbetales utbytte til aksjonærene. Andre saker som skal behandles i generalforsamlingen er endringer i aksjekapitalen, vedtektsendringer, valg av styremedlemmer, fusjon og fisjon. Det er mulig at selskapets vedtekter har en egen regulering av hvilke saker generalforsamlingen skal behandle.
Det viktigste generalforsamlingen gjør er behandling og godkjenning av årsregnskapet og årsberetning. Når årsregnskapet er godkjent skal det sendes inn til Brønnøysundregistrene innen 31. juli hvert år. På grunn av Coronapandemien er fristen for å fastsette årsregnskap utsatt til 31. august 2021.
Protokoll generalforsamling
Det skal alltid skrives en protokoll fra møter i generalforsamlingen, og det er møteleder sitt ansvar å sørge for at dette blir gjort.
Protokollen skal inneholde hvilke saker som ble behandlet og hvilke vedtak som ble gjort, samt hvor mange aksjer og stemmer som var representert. Ved slutten av generalforsamlingen skal protokollen signeres av møteleder og minst en annen person som velges av generalforsamlingen. Alle generalforsamlingsprotokoller skal oppbevares på en sikker måte gjennom hele selskapets levetid.
Ønsker du hjelp med gjennomføring av generalforsamling? Ta kontakt med Marius Kristiansen på 40606670 eller marius.kristiansen@intunor.com.